Canolfan Gofnodion y Brifysgol
Diben Canolfan Cofnodion y Brifysgol yw cadw’r cofnodion papur nad oes ar wasanaethau nac adrannau angen eu cadw mwyach at ddefnydd bob dydd, ond y mae arnynt angen mynediad atynt o bryd i’w gilydd, neu eu cadw at ddibenion statudol neu ddibenion eraill. Ni ddylid cadw cofnodion papur a ddefnyddir yn rheolaidd yn y Ganolfan Cofnodion. Mae Canolfan Cofnodion y Brifysgol wedi’i lleoli ar lawr uchaf y tŵr ym Mhrif Adeilad y Celfyddydau. Mae mynediad at gofnodion (am resymau diogelwch a chyfrinachedd) wedi’i reoli’n llym, a rhaid gwneud bob cais am gofnodion drwy'r Gwasanaethau Llywodraethu. Mae Lynette Williams yn cadw rhestr o bobl awdurdodedig sydd â chaniatâd i gasglu a dychwelyd cofnodion i Ganolfan Cofnodion y Brifysgol. I gael eich cynnwys ar y rhestrau, cysylltwch â Lynette ar yr estyniad: 8530/3276 neu l.d.williams@bangor.ac.uk yn y lle cyntaf a fydd yn rhoi eich cyswllt adrannol i chi. Cyfrifoldeb y sawl sy’n awdurdodi aelod staff i gael mynediad neu gasglu cofnodion o’r Ganolfan Cofnodion yw rhoi gwybod i Lynette Williams pan fydd yr awdurdodiad yn cael ei ganslo.Â
Pan gaiff cofnodion eu pennu i’r Ganolfan Cofnodion, dylid rhoi cyfnod dal gafael iddynt fel y nodir ar Restr Dal Gafael ar Gofnodion y Brifysgol ac mewn cytundeb â’r gwasanaeth neu’r adran berthnasol. Yn ystod y tymor cadw, dim ond staff ag awdurdod fydd â mynediad at y cofnodion. Ar ddiwedd y cyfnod penodedig, ymgynghorir â’r gwasanaeth neu’r adran i’w hadolygu. Yn dilyn yr adolygiad hwn, caiff y cofnodion naill ai eu dinistrio’n gyfrinachol, eu trosglwyddo i Archif y Brifysgol i’w cadw’n barhaol, neu ar ôl cael eu hadolygu gan y Rheolwr Cydymffurfio a Chofnodion sy’n gyfrifol am reoli cofnodion a’r adran dan sylw, eu cadw yng Nghanolfan Cofnodion y Brifysgol am gyfnod pellach.